અસરકારક રિમોટ કોમ્યુનિકેશનને અનલોક કરો. અમારી વૈશ્વિક માર્ગદર્શિકા એક સંયુક્ત, ઉત્પાદક આંતરરાષ્ટ્રીય ટીમ બનાવવા માટે વ્યૂહરચનાઓ, સાધનો અને સાંસ્કૃતિક સૂક્ષ્મતાને આવરી લે છે.
સેતુઓનું નિર્માણ: રિમોટ વર્ક કોમ્યુનિકેશનમાં નિપુણતા મેળવવા માટે એક વૈશ્વિક માર્ગદર્શિકા
રિમોટ વર્કમાં વૈશ્વિક પરિવર્તન એ માત્ર સ્થાનના ફેરફાર કરતાં વધુ રહ્યું છે; તે આપણે કેવી રીતે જોડાઈએ છીએ, સહયોગ કરીએ છીએ અને બનાવીએ છીએ તેમાં એક મૂળભૂત ક્રાંતિ છે. જ્યારે વૈશ્વિક પ્રતિભા પૂલની સુલભતા અને લવચીકતાના ફાયદાઓ અપાર છે, તે એક નાજુક પાયા પર બનેલા છે: કોમ્યુનિકેશન. ઓફિસમાં, કોમ્યુનિકેશન આકસ્મિક વાતચીતો, સ્વયંસ્ફુરિત વ્હાઇટબોર્ડ સત્રો અને સાથે કોફી બ્રેક્સ દ્વારા કુદરતી રીતે થાય છે. રિમોટ સેટિંગમાં, દરેક ક્રિયાપ્રતિક્રિયા ઇરાદાપૂર્વકની હોવી જોઈએ. આ માર્ગદર્શિકા વિશ્વમાં ક્યાંય પણ, કોઈપણ રિમોટ ટીમ માટે એક મજબૂત, સમાવિષ્ટ અને અત્યંત અસરકારક કોમ્યુનિકેશન માળખું બનાવવા માટે એક બ્લુપ્રિન્ટ છે.
ગેરસમજણો કે જે ડેસ્ક પર એક નજર નાખીને ઉકેલી શકાતી હતી તે રિમોટ વાતાવરણમાં દિવસો સુધી વધી શકે છે. સ્પષ્ટતાનો અભાવ ડુપ્લિકેટ કાર્ય, ચૂકી ગયેલી સમયમર્યાદા અને ટીમ મનોબળના ધીમા ધોવાણ તરફ દોરી શકે છે. વિતરિત ટીમો માટે નંબર વન પડકાર ટેકનોલોજી નથી; તે ભૌતિક હાજરી વિના કોમ્યુનિકેશન કરવાની કળા અને વિજ્ઞાનમાં નિપુણતા મેળવવાનો છે. આ માર્ગદર્શિકા તમને આ પડકારને તમારા સૌથી મોટા સ્પર્ધાત્મક લાભમાં ફેરવવા માટે જરૂરી મુખ્ય સિદ્ધાંતો, વ્યૂહરચનાઓ અને સાધનો દ્વારા માર્ગદર્શન આપશે.
પાયો: શા માટે રિમોટ કોમ્યુનિકેશન મૂળભૂત રીતે અલગ છે
વ્યૂહરચનાઓમાં ઊંડા ઉતરતા પહેલાં, તે સમજવું નિર્ણાયક છે કે શા માટે રિમોટ કોમ્યુનિકેશન માટે નવી માનસિકતાની જરૂર છે. મુખ્ય તફાવત બિન-મૌખિક માહિતીની ખોટ છે. સંશોધકોનો અંદાજ છે કે મોટાભાગનું કોમ્યુનિકેશન બિન-મૌખિક હોય છે—શરીરની ભાષા, ચહેરાના હાવભાવ, અવાજનો ટોન. જ્યારે આપણે મુખ્યત્વે ટેક્સ્ટ (ઈમેલ, ચેટ, પ્રોજેક્ટ ટિપ્પણીઓ) પર આધાર રાખીએ છીએ, ત્યારે આપણે જે ડેટાના ટેવાયેલા છીએ તેના અપૂર્ણાંક સાથે કામ કરી રહ્યા છીએ.
'ઈરાદો વિરુદ્ધ અસર'નું અંતર
ટેક્સ્ટ-આધારિત કોમ્યુનિકેશનમાં, તમે જે કહેવા ઇરાદો ધરાવો છો અને તમારો સંદેશ જે રીતે પ્રાપ્ત થાય છે તે વચ્ચેનું અંતર વિશાળ હોઈ શકે છે. ઝડપથી ટાઈપ કરેલો સંદેશ જે કાર્યક્ષમ બનવાનો હેતુ ધરાવે છે, જેમ કે "મને તે રિપોર્ટ હમણાં જ જોઈએ છે," તે માંગણી કરનારો અથવા ગુસ્સાવાળો તરીકે સમજી શકાય છે. સ્મિત અથવા હળવા મુદ્રાના સંદર્ભ વિના, પ્રાપ્તકર્તા ભાવનાત્મક ખાલી જગ્યાઓ ભરે છે, ઘણીવાર નકારાત્મક પૂર્વગ્રહ સાથે. સફળ રિમોટ કોમ્યુનિકેશનનો મુખ્ય સિદ્ધાંત એ છે કે બીજાઓમાં હંમેશા હકારાત્મક ઈરાદો ધારો અને સાથે સાથે ગેરસમજને ઓછી કરવા માટે તમારા પોતાના લખાણમાં સંપૂર્ણ સ્પષ્ટતા માટે પ્રયત્નશીલ રહો.
ટાઇમ ઝોનની સમસ્યા
વૈશ્વિક ટીમો માટે, ટાઇમ ઝોનની વાસ્તવિકતા એક સતત પરિબળ છે. સિંગાપોરમાં એક ટીમનો સભ્ય પોતાનો દિવસ પૂરો કરી રહ્યો છે જ્યારે સાન ફ્રાન્સિસ્કોમાં એક સાથીદાર હમણાં જ શરૂ કરી રહ્યો છે. આ રીઅલ-ટાઇમ સહયોગને મર્યાદિત સંસાધન બનાવે છે અને વિવિધ સમયપત્રક પર થઈ શકે તેવા કોમ્યુનિકેશનના મહત્વને વધારે છે. અહીં જ સિંક્રોનસ અને અસિંક્રોનસ કોમ્યુનિકેશન વચ્ચેનો તફાવત રિમોટ ટીમ માટે નિપુણતા મેળવવા માટે સૌથી નિર્ણાયક ખ્યાલ બની જાય છે.
રિમોટ કોમ્યુનિકેશનના બે સ્તંભો: સિંક્રોનસ વિરુદ્ધ અસિંક્રોનસ
દરેક રિમોટ ક્રિયાપ્રતિક્રિયા બેમાંથી એક કેટેગરીમાં આવે છે. દરેકનો ક્યારે ઉપયોગ કરવો તે સમજવું ઉત્પાદકતાને અનલોક કરવાની અને બર્નઆઉટને રોકવાની ચાવી છે.
સિંક્રોનસ કોમ્યુનિકેશનમાં નિપુણતા (રીઅલ-ટાઇમ)
સિંક્રોનસ કોમ્યુનિકેશન ત્યારે થાય છે જ્યારે બધા પક્ષો હાજર હોય અને એક જ સમયે વાતચીત કરતા હોય. તે વ્યક્તિગત મીટિંગનું ડિજિટલ સમકક્ષ છે.
- ઉદાહરણો: વિડિઓ કોન્ફરન્સ (ઝૂમ, ગૂગલ મીટ), ફોન કોલ્સ અને રીઅલ-ટાઇમ ઇન્સ્ટન્ટ મેસેજિંગ સત્રો.
- આ માટે શ્રેષ્ઠ:
- જટિલ સમસ્યા-નિરાકરણ અને વ્યૂહાત્મક વિચાર-મંથન સત્રો.
- સંવેદનશીલ વાતચીતો, જેમ કે પ્રદર્શન પ્રતિસાદ અથવા સંઘર્ષ નિવારણ.
- ટીમ સંબંધ અને સામાજિક જોડાણનું નિર્માણ (દા.ત., વર્ચ્યુઅલ ટીમ લંચ).
- મેનેજરો અને સીધા રિપોર્ટ્સ વચ્ચે 1-ઓન-1 મીટિંગ્સ.
- તાત્કાલિક કટોકટી સંચાલન.
સિંક્રોનસ કોમ્યુનિકેશન માટે શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિઓ:
- તેને એક મૂલ્યવાન સંસાધનની જેમ સુરક્ષિત કરો: કારણ કે તેને ટાઇમ ઝોનમાં સમયપત્રકનું સંકલન કરવાની જરૂર છે, સિંક્રોનસ સમય કિંમતી છે. એવી કોઈ વસ્તુ માટે મીટિંગ બોલાવવાનું ટાળો જે એક ઇમેઇલ અથવા વિગતવાર દસ્તાવેજ હોઈ શકતી હતી.
- હંમેશા સ્પષ્ટ એજન્ડા રાખો: સ્પષ્ટ લક્ષ્યો સાથે અગાઉથી એજન્ડા પ્રસારિત કરો. આ કોલના અંત સુધીમાં કયો નિર્ણય લેવાની જરૂર છે?
- વૈશ્વિક સમયપત્રકનું ધ્યાન રાખો: દરેક માટે વાજબી હોય તેવો મીટિંગનો સમય શોધવા માટે વર્લ્ડ ક્લોક જેવા સાધનોનો ઉપયોગ કરો. જો જરૂરી હોય તો મીટિંગના સમયને ફેરવો જેથી સમાન લોકોને હંમેશા સવારે વહેલા અથવા મોડી રાત્રે કોલ લેવા ન પડે.
- એક સુવિધાકર્તા નિયુક્ત કરો: એક સુવિધાકર્તા વાતચીતને ટ્રેક પર રાખે છે, ખાતરી કરે છે કે દરેકને બોલવાની તક મળે (ખાસ કરીને શાંત ટીમના સભ્યો), અને સમયનું સંચાલન કરે છે.
- સારાંશ અને દસ્તાવેજીકરણ કરો: દરેક મીટિંગનો અંત મુખ્ય નિર્ણયો અને કાર્ય વસ્તુઓના મૌખિક સારાંશ સાથે કરો. તરત જ એક વહેંચાયેલ, સુલભ સ્થાન પર લેખિત નોંધો સાથે ફોલો અપ કરો.
અસિંક્રોનસ કોમ્યુનિકેશનને અપનાવવું (તમારા પોતાના સમયે)
અસિંક્રોનસ કોમ્યુનિકેશન, અથવા 'અસિંક', અસરકારક રિમોટ ટીમોની સુપરપાવર છે. તે એવું કોમ્યુનિકેશન છે જેને તાત્કાલિક પ્રતિસાદની જરૂર નથી, જે ટીમના સભ્યોને તેમના સમયપત્રક અને ટાઇમ ઝોનને શ્રેષ્ઠ રીતે બંધબેસતું હોય ત્યારે જોડાવા દે છે. તે ઉચ્ચ-પ્રદર્શન કરનાર વિતરિત ટીમો માટે ડિફોલ્ટ મોડ છે.
- ઉદાહરણો: ઈમેલ, પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટૂલ્સમાં ટિપ્પણીઓ (અસાના, જીરા, ટ્રેલો), શેર કરેલા દસ્તાવેજો (ગૂગલ ડોક્સ, નોશન), અને પૂર્વ-રેકોર્ડ કરેલા વિડિઓઝ (લૂમ, વિડયાર્ડ).
- આ માટે શ્રેષ્ઠ:
- સ્ટેટસ અપડેટ્સ અને સામાન્ય ઘોષણાઓ.
- બિન-તાત્કાલિક પ્રશ્નો પૂછવા.
- દસ્તાવેજ અથવા ડિઝાઇન પર વિગતવાર પ્રતિસાદ પૂરો પાડવો.
- ઊંડા ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની જરૂર હોય તેવા કાર્ય પર સહયોગ કરવો.
- નિર્ણયો અને પ્રક્રિયાઓનો કાયમી રેકોર્ડ બનાવવો.
અસિંક્રોનસ કોમ્યુનિકેશન માટે શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિઓ:
- સંદર્ભ સાથે વધુ પડતું કોમ્યુનિકેશન કરો: દરેક સંદેશ એ રીતે લખો કે જાણે વાંચનાર પાસે શૂન્ય સંદર્ભ હોય. સંબંધિત દસ્તાવેજોની લિંક્સ પ્રદાન કરો, મુદ્દાની પૃષ્ઠભૂમિ સમજાવો, અને તમને શું જોઈએ છે તે વિશે સ્પષ્ટ રહો. વાંચનારને માહિતી શોધવા માટે મજબૂર ન કરો.
- સ્પષ્ટતા માટે તમારા લખાણને સંરચિત કરો: તમારા સંદેશાઓને સ્કેન કરવા યોગ્ય બનાવવા માટે હેડિંગ, બુલેટ પોઇન્ટ અને બોલ્ડ ટેક્સ્ટનો ઉપયોગ કરો. ટેક્સ્ટની દીવાલને સમજવી મુશ્કેલ છે.
- પ્રશ્નોને માહિતીથી અલગ કરો: તમારી 'પૂછપરછ' સ્પષ્ટપણે જણાવો. શું આ સંદેશ માત્ર માહિતી માટે છે (FYI), અથવા તમને નિર્ણય, પ્રતિસાદ અથવા કોઈ પગલાની જરૂર છે?
- અસિંક્રોનસ વિડિઓ અપનાવો: એક જટિલ વિચાર સમજાવવા અથવા ઉત્પાદનનો ડેમો આપવા માટે 5-મિનિટનો સ્ક્રીન-રેકોર્ડ કરેલો વિડિઓ (લૂમ જેવા સાધનનો ઉપયોગ કરીને) 30-મિનિટની મીટિંગ બચાવી શકે છે અને કોઈપણ સમયે કોઈપણ દ્વારા જોઈ શકાય છે.
- સ્પષ્ટ પ્રતિસાદની અપેક્ષાઓ સેટ કરો: તમારી ટીમને અનુમાન લગાવવા ન દો. વિવિધ ચેનલો પર કેટલી ઝડપથી જવાબ આપવો જોઈએ તે માટેના ધોરણો સ્થાપિત કરો (દા.ત., ચેટ માટે 4 વ્યવસાય કલાકની અંદર, ઇમેઇલ માટે 24 કલાક).
કોમ્યુનિકેશન ચાર્ટર બનાવવું: તમારી ટીમના નિયમોની પુસ્તિકા
ગૂંચવણ અને હતાશાને ટાળવા માટે, સૌથી સફળ રિમોટ ટીમો કોમ્યુનિકેશનને તક પર છોડી દેતી નથી. તેઓ એક કોમ્યુનિકેશન ચાર્ટર બનાવે છે—એક જીવંત દસ્તાવેજ જે સ્પષ્ટપણે ટીમ કેવી રીતે વાતચીત કરે છે તેના 'રસ્તાના નિયમો'ની રૂપરેખા આપે છે. આ દસ્તાવેજ સ્વસ્થ રિમોટ સંસ્કૃતિનો પાયાનો પથ્થર છે.
કોમ્યુનિકેશન ચાર્ટરના મુખ્ય ઘટકો:
- સાધન અને હેતુ માર્ગદર્શિકા: કયા પ્રકારના કોમ્યુનિકેશન માટે કયા સાધનનો ઉપયોગ કરવો તે સ્પષ્ટપણે વ્યાખ્યાયિત કરો. ઉદાહરણ:
- માઈક્રોસોફ્ટ ટીમ્સ/સ્લેક: ઝડપી પ્રતિસાદની જરૂર હોય તેવા તાત્કાલિક પ્રશ્નો માટે અને સમર્પિત ચેનલોમાં અનૌપચારિક સામાજિક ચેટ માટે.
- અસાના/જીરા: કોઈ ચોક્કસ કાર્ય અથવા પ્રોજેક્ટ સાથે સીધા સંબંધિત તમામ કોમ્યુનિકેશન માટે. આ કાર્યની પ્રગતિ માટે સત્યનો એકમાત્ર સ્રોત છે.
- ઈમેલ: બાહ્ય ભાગીદારો અને ગ્રાહકો સાથે ઔપચારિક કોમ્યુનિકેશન માટે.
- નોશન/કોન્ફ્લુઅન્સ: કાયમી દસ્તાવેજીકરણ, મીટિંગ નોંધો અને ટીમ જ્ઞાન માટે.
- પ્રતિસાદ સમયની અપેક્ષાઓ: વાજબી અપેક્ષાઓ સેટ કરો અને તેના પર સંમત થાઓ. ઉદાહરણ તરીકે: "અમે અમારા ચેટ ટૂલમાં તે જ વ્યવસાય દિવસની અંદર અને ઇમેઇલ્સ 24 કલાકની અંદર પ્રતિસાદની અપેક્ષા રાખીએ છીએ. જો કોઈ વિનંતી ખરેખર તાત્કાલિક હોય, તો @mention અને 'URGENT' શબ્દનો ઉપયોગ કરો."
- મીટિંગ શિષ્ટાચાર: સિંક્રોનસ મીટિંગ્સ માટે તમારા નિયમોને કોડિફાઇ કરો. આમાં એજન્ડા માટેની આવશ્યકતાઓ, 'કેમેરા ચાલુ/બંધ' નીતિ, અને કેવી રીતે આદરપૂર્વક દખલ કરવી અથવા પ્રશ્ન પૂછવો તે શામેલ છે.
- સ્ટેટસ સૂચક ધોરણો: ટીમના સભ્યોએ તેમની ઉપલબ્ધતાનો સંકેત કેવી રીતે આપવો જોઈએ? તમારા ચેટ ટૂલમાં 'મીટિંગમાં', 'ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી રહ્યો છું', અથવા 'દૂર' જેવા સ્ટેટસ સેટિંગ્સના ઉપયોગની વિગત આપો.
- ટાઇમ ઝોન પ્રોટોકોલ: ટીમના મુખ્ય ટાઇમ ઝોનને સ્વીકારો અને જો જરૂરી હોય તો 'મુખ્ય સહયોગના કલાકો' સ્થાપિત કરો (દા.ત., 2-3 કલાકની વિન્ડો જ્યાં દરેક જણ ઓનલાઇન રહેવાની અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે). નોંધપાત્ર રીતે અલગ ટાઇમ ઝોનમાં વિનંતીઓ કેવી રીતે હેન્ડલ કરવી તે વ્યાખ્યાયિત કરો.
- ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાના સમયનો આદર કરો: ટીમના સભ્યોને સૂચનાઓ બંધ કરવા અને તેમના કેલેન્ડર પર 'ડીપ વર્ક' સમયને બ્લોક કરવા માટે સ્પષ્ટપણે પ્રોત્સાહિત કરો. ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાનો આદર કરતી સંસ્કૃતિ એક ઉત્પાદક સંસ્કૃતિ છે.
સંસ્કૃતિઓને જોડવી: વૈશ્વિક ટીમમાં કોમ્યુનિકેશન
જ્યારે તમારી ટીમ બહુવિધ દેશો અને સંસ્કૃતિઓમાં ફેલાયેલી હોય, ત્યારે જટિલતાનું બીજું સ્તર ઉમેરાય છે. કોમ્યુનિકેશન શૈલીઓ વિશ્વભરમાં નાટકીય રીતે બદલાય છે. આને સમજવા માટેનું એક સામાન્ય માળખું ઉચ્ચ-સંદર્ભ વિરુદ્ધ નિમ્ન-સંદર્ભ સંસ્કૃતિઓનો ખ્યાલ છે.
- નિમ્ન-સંદર્ભ સંસ્કૃતિઓ (દા.ત., જર્મની, નેધરલેન્ડ, યુએસએ, ઓસ્ટ્રેલિયા): કોમ્યુનિકેશન સીધું, સ્પષ્ટ અને ચોક્કસ હોય છે. વપરાયેલા શબ્દો સંદેશનો સૌથી મહત્વપૂર્ણ ભાગ છે. સ્પષ્ટતા અને કાર્યક્ષમતાને ખૂબ મૂલ્ય આપવામાં આવે છે.
- ઉચ્ચ-સંદર્ભ સંસ્કૃતિઓ (દા.ત., જાપાન, ચીન, બ્રાઝિલ, આરબ દેશો): કોમ્યુનિકેશન વધુ સૂક્ષ્મ, પરોક્ષ અને સ્તરવાળું હોય છે. સંદેશને વહેંચાયેલ સંદર્ભ, સંબંધો અને બિન-મૌખિક સંકેતો દ્વારા સમજવામાં આવે છે. સંવાદિતા અને સંબંધોનું નિર્માણ સ્પષ્ટ સીધાપણા કરતાં વધુ મહત્વનું હોઈ શકે છે.
જર્મન મેનેજરનો સીધો પ્રતિસાદ એક અમેરિકન સાથીદાર દ્વારા કાર્યક્ષમ અને મદદરૂપ તરીકે જોવામાં આવી શકે છે પરંતુ જાપાની ટીમના સભ્ય દ્વારા તેને અસભ્ય અથવા કઠોર તરીકે સમજી શકાય છે. તેનાથી વિપરીત, બ્રાઝિલિયન સાથીદારનું પરોક્ષ સૂચન નિમ્ન-સંદર્ભ સંસ્કૃતિના કોઈ વ્યક્તિ દ્વારા સંપૂર્ણપણે ચૂકી જવાય તેવી શક્યતા છે.
ક્રોસ-કલ્ચરલ કોમ્યુનિકેશન માટે વ્યવહારુ વ્યૂહરચનાઓ:
- નિમ્ન-સંદર્ભ પર ડિફોલ્ટ કરો: મિશ્ર-સંસ્કૃતિ રિમોટ ટીમમાં, લેખિત કોમ્યુનિકેશન શક્ય તેટલું સ્પષ્ટ, સીધું અને સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ. આ અસ્પષ્ટતા ઘટાડે છે અને ખાતરી કરે છે કે દરેક જણ એક જ પૃષ્ઠ પર છે. કટાક્ષ, જટિલ રૂપકો અને રૂઢિપ્રયોગો ટાળો જે સારી રીતે અનુવાદિત ન થઈ શકે (દા.ત., "let's hit a home run" જેવા શબ્દસમૂહો).
- પ્રતિસાદ વિશે સ્પષ્ટ રહો: પ્રતિસાદ આપવા અને મેળવવા માટે એક સંરચિત પ્રક્રિયા બનાવો જે વિવિધ શૈલીઓનો હિસાબ રાખે. એવી ફ્રેમવર્કનો ઉપયોગ પ્રોત્સાહિત કરો જે વ્યક્તિગત નિર્ણયને બદલે વર્તન અને અસર પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે.
- ટીમને શિક્ષિત કરો: વિવિધ કોમ્યુનિકેશન શૈલીઓ વિશે ખુલ્લી ચર્ચા કરો. ફક્ત ટીમને ઉચ્ચ-સંદર્ભ/નિમ્ન-સંદર્ભ સ્પેક્ટ્રમ વિશે જાગૃત કરવાથી સહાનુભૂતિ વધી શકે છે અને ગેરસમજણો ઘટી શકે છે.
- સાંભળો અને સ્પષ્ટતા કરો: ટીમના સભ્યોને સ્પષ્ટતા કરતા પ્રશ્નો પૂછવા માટે પ્રોત્સાહિત કરો. "હું સમજું છું તેની ખાતરી કરવા માટે, શું તમે એમ કહી રહ્યા છો કે..." જેવા શબ્દસમૂહો ક્રોસ-કલ્ચરલ સેટિંગમાં અતિ શક્તિશાળી છે.
કામ માટે યોગ્ય સાધનો: તમારો રિમોટ કોમ્યુનિકેશન ટેક સ્ટેક
જ્યારે વ્યૂહરચના સાધનો કરતાં વધુ મહત્વપૂર્ણ છે, ત્યારે યોગ્ય ટેકનોલોજી એ વાસણ છે જે તમારા કોમ્યુનિકેશનને વહન કરે છે. ધ્યેય સૌથી વધુ સાધનો રાખવાનો નથી, પરંતુ એક સુ-વ્યાખ્યાયિત, સંકલિત સ્ટેક રાખવાનો છે જ્યાં દરેક સાધનનો સ્પષ્ટ હેતુ હોય છે.
- રીઅલ-ટાઇમ ચેટ (વર્ચ્યુઅલ ઓફિસ ફ્લોર): સ્લેક, માઇક્રોસોફ્ટ ટીમ્સ. ઝડપી સમન્વય, તાત્કાલિક ચેતવણીઓ અને સમુદાય નિર્માણ માટે આવશ્યક છે. પ્રોજેક્ટ, વિષય અને સામાજિક રુચિઓ દ્વારા ચેનલોને ગોઠવવાની ખાતરી કરો (દા.ત., #project-alpha, #marketing-team, #random, #kudos).
- વિડિઓ કોન્ફરન્સિંગ (મીટિંગ રૂમ): ઝૂમ, ગૂગલ મીટ, વેબેક્સ. સિંક્રોનસ, સામ-સામે વાતચીત માટેનું પ્રાથમિક સાધન. એક વિશ્વસનીય પ્લેટફોર્મ પસંદ કરો જે તમામ ટીમના સભ્યો માટે તેમની બેન્ડવિડ્થને ધ્યાનમાં લીધા વિના સારી રીતે કામ કરે.
- પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ હબ (સત્યનો એકમાત્ર સ્રોત): અસાના, ટ્રેલો, જીરા, બેઝકેમ્પ. આ કદાચ સૌથી મહત્વપૂર્ણ અસિંક સાધન છે. તમામ કાર્ય, સમયમર્યાદા, માલિકો અને તે કાર્ય વિશેની વાતચીતો અહીં રહેવી જોઈએ. તે માહિતીને ચેટ અથવા ઇમેઇલમાં ખોવાઈ જતી અટકાવે છે.
- નોલેજ બેઝ (વહેંચાયેલ મગજ): નોશન, કોન્ફ્લુઅન્સ, ગૂગલ વર્કસ્પેસ. તમામ મહત્વપૂર્ણ કંપની અને ટીમ માહિતી માટે એક કેન્દ્રિય સ્થાન: કોમ્યુનિકેશન ચાર્ટર, ઓનબોર્ડિંગ પ્રક્રિયાઓ, પ્રોજેક્ટ બ્રીફ્સ અને કેવી રીતે કરવું તે માર્ગદર્શિકાઓ. એક મજબૂત નોલેજ બેઝ ટીમના સભ્યોને પોતાના માટે જવાબો શોધવા માટે સશક્ત બનાવે છે.
- અસિંક્રોનસ વિડિઓ (મીટિંગ કિલર): લૂમ, વિડયાર્ડ, ક્લેપ. આ સાધનો તમને તમારી સ્ક્રીન અને કેમેરા રેકોર્ડ કરવાની મંજૂરી આપે છે, જે ટ્યુટોરિયલ્સ બનાવવા, ડિઝાઇન પ્રતિસાદ આપવા અથવા કોલ શેડ્યૂલ કર્યા વિના સાપ્તાહિક અપડેટ આપવાનું સરળ બનાવે છે.
દૂરથી વિશ્વાસ અને મનોવૈજ્ઞાનિક સલામતીનું નિર્માણ
અંતિમ, અને કદાચ સૌથી મહત્વપૂર્ણ, તત્વ વિશ્વાસ છે. વિશ્વાસ એક મહાન ટીમની મુદ્રા છે. રિમોટ સેટિંગમાં, તે નિકટતાનું નિષ્ક્રિય ઉપ-ઉત્પાદન ન હોઈ શકે; તે સક્રિય અને ઇરાદાપૂર્વક બનાવવું આવશ્યક છે.
વિશ્વાસ નિર્માણ માટે કાર્યક્ષમ વ્યૂહરચનાઓ:
- બિન-કાર્ય કોમ્યુનિકેશનને પ્રાધાન્ય આપો: સામાજિક ક્રિયાપ્રતિક્રિયા માટે સમર્પિત જગ્યાઓ બનાવો. એક #pets ચેનલ, એક #hobbies ચેનલ, અથવા વર્ચ્યુઅલ 'વોટર કુલર' કોલ જ્યાં કામની વાત પર પ્રતિબંધ હોય તે સાથીદારોને ફક્ત સહકાર્યકરો તરીકે નહીં, પરંતુ લોકો તરીકે જોડવામાં મદદ કરે છે.
- નેતા-આગેવાની હેઠળની નબળાઈ: જ્યારે નેતાઓ ખુલ્લેઆમ તેમના પોતાના પડકારો વહેંચે છે અથવા ભૂલો સ્વીકારે છે, ત્યારે તે સંકેત આપે છે કે અન્ય લોકો માટે પણ તે જ કરવું સલામત છે. આ મનોવૈજ્ઞાનિક સલામતી બનાવે છે, જે નવીનતા અને પ્રામાણિક પ્રતિસાદ માટે આવશ્યક છે.
- જીતની ઉજવણી કરો, મોટી અને નાની: ટીમના સભ્યોના યોગદાનને સક્રિય અને જાહેરમાં ઓળખો. એક સમર્પિત #kudos અથવા #wins ચેનલ જ્યાં કોઈપણ શાબાશી આપી શકે તે મનોબળ માટે એક શક્તિશાળી સાધન છે.
- ગુણવત્તાયુક્ત 1-ઓન-1માં રોકાણ કરો: મેનેજરોએ નિયમિત, સંરચિત 1-ઓન-1 રાખવા જોઈએ જે ફક્ત પ્રોજેક્ટ સ્ટેટસ અપડેટ્સની સૂચિ જ નહીં, પરંતુ વ્યક્તિના સુખાકારી, કારકિર્દી વૃદ્ધિ અને પડકારો પર કેન્દ્રિત હોય.
- હકારાત્મક ઈરાદો ધારો: આને ટીમનો મંત્ર બનાવો. દરેકને એવા સંદેશ પર પ્રતિક્રિયા આપતા પહેલા થોભવા માટે કોચ કરો જે અચાનક લાગે છે. તેમને નકારાત્મક નિષ્કર્ષ પર કૂદવાને બદલે સ્પષ્ટતા માટે પૂછવા માટે પ્રોત્સાહિત કરો.
નિષ્કર્ષ: એક સતત પ્રથા તરીકે કોમ્યુનિકેશન
વિશ્વ-કક્ષાની રિમોટ કોમ્યુનિકેશન સિસ્ટમ બનાવવી એ અંતિમ રેખા સાથેનો પ્રોજેક્ટ નથી. તે સુધારણા અને અનુકૂલનની સતત પ્રથા છે. તમારું કોમ્યુનિકેશન ચાર્ટર એક જીવંત દસ્તાવેજ હોવો જોઈએ, જે તમારી ટીમ વધે અને બદલાય તેમ પુનઃ મુલાકાત અને અપડેટ થવો જોઈએ. નવા સાધનો ઉભરી આવશે, અને ટીમની ગતિશીલતા બદલાશે.
ભવિષ્યના કાર્યમાં જે ટીમો સમૃદ્ધ થશે તે એવી ટીમો હશે જે તેઓ કેવી રીતે કોમ્યુનિકેશન કરે છે તે વિશે ઇરાદાપૂર્વકની હશે. તેઓ ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા માટે અસિંક્રોનસ કોમ્યુનિકેશન પર ડિફોલ્ટ કરશે, સિંક્રોનસ સમયનો કુશળતાપૂર્વક ઉપયોગ કરશે, જોડાણના સ્પષ્ટ નિયમો સ્થાપિત કરશે, સાંસ્કૃતિક વિવિધતાને અપનાવશે, અને વિશ્વાસ નિર્માણ કરવા માટે અવિરતપણે કામ કરશે. આ પાયો નાખીને, તમે ફક્ત એક લોજિસ્ટિકલ સમસ્યા હલ કરી રહ્યા નથી; તમે એક સ્થિતિસ્થાપક, જોડાયેલ અને ઊંડાણપૂર્વક રોકાયેલી ટીમ બનાવી રહ્યા છો જે વિશ્વમાં ગમે ત્યાં હોય, અસાધારણ વસ્તુઓ પ્રાપ્ત કરવા સક્ષમ છે.